Conheça as tarefas mais chatas no trabalho (e como a automação pode ajudar!)

Veja neste artigo quais são as tarefas mais chatas no trabalho segundo uma pesquisa conduzida pela Automation Anywhere, e como você pode aumentar a produtividade da sua equipe nessas tarefas através da automação de processos!

Ter uma equipe com uma boa performance no trabalho vai muito além de apenas ter boas pessoas com você.

É imprescindível que as pessoas estejam trabalhando com o que o gostam, em lugares que gostam e que forneçam o necessário para que ela tenha a capacidade de exercer seu máximo potencial.

No entanto, não importa o quanto gostamos da empresa onde trabalhamos e gostamos do que fazemos operacionalmente — nós nunca amamos 100% do que fazemos, o tempo inteiro.

Sempre existem tarefas, processos e atividades que podem nos incomodar, diminuir nosso senso de produtividade e simplesmente são consideradas chatas.

Recentemente, a Automation Anywhere, empresa de RPA (Robotic Process Automation), publicou um estudo onde pesquisaram quais as tarefas administrativas digitais que os respondentes consideravam mais chatas, entre algumas outras informações relacionadas.

Neste artigo, vamos trazer os principais achados dessa pesquisa, bem como algumas dicas de como tornar algumas dessas tarefas menos chatas e trazer mais produtividade por parte de sua equipe.

As tarefas mais chatas no trabalho

As 5 tarefas mais representativas nos resultados da pesquisa foram:

1. Preenchimento de dados (preencher dados em planilhas, relatórios, etc)
2. Gerenciamento de tráfego em e-mails
3. Organização de documentos digitais (arquivos, imagens, PDFs, etc)
4. Compilar relatórios de TI e sistemas de software
5. Gerenciamento de faturas

É fácil pensar em algumas tarefas que temos que se assemelham a essas, certo? Apesar de serem tão representativas em diversos cargos e mercados, existe uma boa notícia: Quase todas, se não todas as tarefas citadas acima podem ser automatizadas de alguma maneira.

Diversos softwares, com os mais diversos propósitos, conseguem automatizar o preenchimento de dados, fornecendo todas as informações necessárias, dashboards, gráficos e análises que você precisa para uma boa gestão.

Ferramentas modernas de e-mail permitem que o controle de e-mails seja muito mais simples. Seja na simples gestão da sua caixa de entrada, serviços como o Superhuman e plugins como o Mailtrack podem facilitar muito a gestão da sua caixa de entrada. Para quem trabalha com e-mail marketing, ferramentas como o Mailchimp e RD Station já são construídas com isso em mente, automatizando a escrita e envio de e-mails em massa.

A necessidade de uma gestão manual de arquivos digitais está diminuindo com o tempo: muitos softwares possuem integrações com ferramentas como o Google Drive e Dropbox, automatizando a sincronização de arquivos gerados pelos softwares com essas ferramentas. O mesmo se aplica aos relatórios de softwares.

O impacto da falta de automação

De diversas maneiras, a automação traz um ganho não apenas na produtividade dos processos, mas também na satisfação dos colaboradores.

Além de pontuar quais são as tarefas mais chatas no trabalho, o estudo da Automation Anywhere teve uma série de achados interessantes.

Quase metade dos respondentes consideram a administração digital algo entediante (47%) e um mau uso de suas habilidades (48%). A maioria dos respondentes diz que tais atividades entram no caminho de suas atividades principais (51%) e diminuem sua produtividade geral (64%). 48% dos respondentes acreditam que seriam mais produtivos se tivessem menos atividades administrativas a serem realizadas.

Com isso, vemos o como essas tarefas se tornam muito mais que um pequeno incômodo: não apenas diminuem a produtividade da equipe no ponto de vista operacional, mas também na sua própria motivação, diminuindo ainda mais seu potencial de entrega.

No longo prazo, a equipe pode se encontrar odiando seu trabalho por essas tarefas, fazendo com que bons colaboradores que um dia foram excelentes aos poucos se tornem um fardo para a empresa.

O estudo também abordou como essas tarefas podem afetar as pessoas fora de seu horário de trabalho. 49% dos respondentes acreditam que tarefas administrativa os impedem de sair do trabalho no tempo certo, o que pode gerar um impacto gigante em sua satisfação com a empresa, visto que essas atividades começariam a interferir em sua vida além do trabalho.

Como as pessoas enxergam a automação de tarefas

Como pode se perceber, o estudo consegue ilustrar o impacto positivo que a automação de tarefas e processos pode ter na satisfação dos colaboradores. Algumas conclusões foram mais diretas: A maioria dos respondentes afirmam acreditar que a automação poderia facilmente eliminar tarefas repetitivas (85%), e que provavelmente ficariam felizes com essas mudanças (88%).

Ou seja: as pessoas não apenas reconhecem que a automoção das tarefas é uma solução para o problema, mas que ativamente gostariam que tais mudanças fossem implementadas na empresa.

A grande maioria dos respondentes gostariam que seus gestores automatizassem mais processos administrativos repetitivos (87%). 55% disseram que considerariam sair de seu emprego se tais tarefas começassem a serem ainda mais presentes no seu dia a dia, e 85% se sentiriam atraídos a trabalhar em uma empresa que investisse na redução de
processos administrativos repetitivos.

Isso leva a uma reflexão importante: embora possa não ser o caso em todos os momentos, os colaboradores tendem a atribuir a responsabilidade pela automação de tarefas aos seus gestores e a empresa — e consequentemente, sua satisfação com seu trabalho se torna “culpa” da mesma.

Como começar com a automação?

Observando os resultados da pesquisa, fica claro o como a automação de processos e tarefas administrativas pode ter um grande impacto na satisfação da sua equipe e consequentemente na sua produtividade geral.

É sua função como gestor observar as áreas da empresa que mais podem necessitar e serem beneficiadas com a automação de processos. Diversas áreas têm tarefas extremamente manuais que podem ser automatizadas e livrar tempo dos colaboradores com tarefas mais estratégicas.

Foi com isso em mente que a W3lcome nasceu. Buscamos automatizar processos burocráticos na recepção, aumentando imensamente a produtividade e livrando atividades manuais da mão das recepcionistas.

Para entender mais como fazemos isso e se é uma solução viável para sua empresa, confira nosso artigo sobre Sistemas de Gerenciamento de Visitantes!