4 principais desafios na gestão de Facilities e como superá-los

Confira nesse post alguns dos principais desafios enfrentados por um gestor de Facilities e como lidar com eles!

A área de Gestão de Facilities pode possuir muitos desafios — sendo que alguns deles são consequências de outros setores ou da própria cultura da empresa.

Na W3lcome, trabalhamos muito com profissionais da área e podemos notar algumas tendências. Neste post, vamos listar alguns dos desafios em Facilities mais comuns que já observamos estando em contato com profissionais da área, e como você pode lidar com eles!

1. A área é “apagada” para o restante da empresa

Por lidar com responsabilidades envolvendo infraestrutura, contratos, equipamentos e outras funções mais voltadas ao back office, é comum que os resultados das atividades realizadas por um gestor de Facilities não sejam visíveis para outras áreas da empresa.

Áreas como Vendas e Marketing têm um impacto mais visível nos objetivos e metas das empresas por serem front office. Isso gera um maior reconhecimento para os resultados destes departamentos.

Já a área de Gestão de Facilities é muito reativa — o trabalho se torna visível quando outra área precisa do suporte de uma equipe ou gestor de Facilities.

Muitas vezes, essa visibilidade é mais aparente quando existem problemas na empresa, como pendências com terceiros ou falhas na limpeza. Ou seja, quando o profissional da área não atende de forma adequada às necessidades de infraestrutura.

Isso faz com que as pessoas associem a área de Facilities com problemas. Isso não é uma reputação desejável para ninguém — e também não condiz com os reais esforços do gestor e da equipe. Um profissional de Facilities preza por construir um ambiente de trabalho de qualidade, propício para que os colaboradores atinjam melhores resultados.

A melhor de maneira de adquirir mais visibilidade para a
área é trabalhar para que ela seja mais proativa.

A melhor maneira de adquirir mais visibilidade para a área é trabalhar para que ela seja mais proativa.

Além de resolver urgências e realizar atividades de gestão, acreditamos que a equipe deve ao máximo levantar ideias de projetos de inovação e redução de custos. Esses projetos devem focar em solucionar problemas da empresa, que mudanças na infraestrutura ou nos processos podem resolver.

Com o sucesso desses projetos, a empresa vai observar os resultados que uma equipe de Facilities pode gerar — trazendo o reconhecimento que o profissional da área merece e, consequentemente, mais recursos para trabalhar.

2. Comunicação interna da empresa é falha

A qualidade da comunicação interna é um desafio para empresas de qualquer tamanho. Talvez seja o problema mais recorrente em qualquer área ou setor.

Facilities é um dos departamentos que pode ter maior dificuldade com isso, visto que tem contato direto com todos os departamentos da empresa e acaba sendo responsável por diversos stakeholders importantes de cada área.

É importante que o gestor e a equipe tenham uma posição proativa em resolver esse desafio, visto que falhas em comunicação podem ser problemas na infraestrutura da empresa, além de questões culturais.

A comunicação interna vai além apenas de implementar soluções de chat integrado como o Slack. Deve garantir também que qualquer solução seja realmente bem utilizada e resolva os problemas mais recorrentes causados por esse problema.

Para encontrar as principais falhas de comunicação, identifique questões como:

• Em quais processos essas falhas ocorrem;
• Quais os impactos que essas falhas causam (custos desnecessários);
• Quais são fáceis de serem corrigidas;
• Corrigindo a falha, a melhoria seria imediata?

Trabalhar na comunicação interna vai garantir um melhor trabalho não apenas para o seu setor, mas um melhor ambiente para toda a empresa.

3. Falta de orçamento para investimento

Mesmo se um Gestor de Facilities tem boas ideias de projetos para colocar em prática, uma barreira para a execução pode ser o budget destinado à área.

Muitas vezes o orçamento fica restrito a emergências e gastos fixos já recorrentes como softwares, limpeza e outros serviços terceirizados.

Com isso é muito comum que o financeiro diga não para qualquer investimento que fuja do planejado na área, tornando o orçamento limitado um dos grande desafios de Facilities.

É difícil conseguir um aumento em budget. Para convencer alguém você precisa que fique muito claro como o projeto vai trazer retorno sobre o investimento.

Estabeleça qual é o principal retorno que o projeto pode trazer: como ele pode incrementar a infraestrutura e ser uma redução de custos no longo prazo.

Assim você pode ter mais argumentos para conseguir mais recursos e não deixar um projeto potencial pegar poeira.

4. A cultura da empresa barra a inovação

Inovar não é um processo fácil, e infelizmente é muito comum que várias empresas barrem novas ideias e projetos.

Quando uma empresa está a muito tempo no mercado, geralmente já tem processos e atividades muito bem definidos, com sugestões de mudanças sendo possíveis ameaças a algo já consolidado.

Também é errado pensar que toda tentativa de inovação será precisa e trará resultados, vistos que geralmente ocorrem muitos erros antes de chegar em um grande acerto.

Com isso, várias sugestões tendem a ser ignoradas e vistas como aumento de custos e apenas mais uma tentativa frustrada de inovação na empresa.

Uma inovação muito grande diretamente no corebusiness da empresa — seus produtos e serviços — realmente pode ser perigosa e vista como um risco. No entanto, em Gestão de Facilities, inovações podem ser feitas em áreas e processos de menor risco.

Por ser responsável pela terceirização de serviços, pequenas inovações na infraestrutura podem ser feitas como iniciativa de Facilities. É uma boa maneira de quebrar esses paradigmas, visto que seu risco e custo de implementação podem ser menores que um projeto de mudança no corebusiness.

Procure soluções que podem ser facilmente visíveis para todos na empresa e aumentem a qualidade do dia a dia de trabalho, como algo na gestão de entregas, facilitação da assinatura e armazenamentos de contratos ou que otimize a comunicação interna, como já comentamos.

Você, profissional de Facilities, vivencia algum desses desafios no dia a dia? Confira então nosso post com alguns hacks para te ajudar nos desafios da gestão de Facilities!