Como reduzir custos na empresa: 11 + 1 dicas infalíveis para economizar

Sabe-se que para aumentar os lucros de uma empresa existem duas opções: aumentar o faturamento e/ou reduzir os custos. Melhor ainda se as duas coisas acontecerem simultaneamente, não é mesmo?

Entretanto, como bons resultados são atingidos quando temos foco, hoje vamos nos aprofundar em como reduzir custos na empresa com ações diversas e aplicáveis a todos os tipos de negócio.

Confira abaixo as 11 dicas que separamos para você começar na segunda-feira hoje mesmo a reduzir custos na sua empresa:

1. Utilize apenas a estrutura física necessária

Sabe-se que despesas com aluguel, iluminação, ar condicionado, limpeza e muitos outros não variam muito de acordo com o tamanho da equipe que uma empresa possui. Se algumas pessoas forem contratadas ou demitidas, não serão acesas mais ou menos lâmpadas ou haverá renegociação no valor do aluguel, certo?

Portanto, é válido analisar se a estrutura física atual é realmente necessária para as necessidades da empresa. Uma mudança de espaço físico pode ser trabalhosa, mas economizar uma quantia significativa no longo prazo. Pondere as opções e tome decisões conscientes e pautadas em dados.

Uma alternativa para a redução de custos com estrutura física é o home office, modalidade de trabalho em que o funcionário não precisa estar presencialmente na empresa. Caso queira entender mais sobre as vantagens e desafios do trabalho remoto, recomendamos o blog da Officeless.

E, além disso, caso sua empresa não possua uma grande quantidade de funcionários que trabalham presencialmente, é possível pensar em utilizar um coworking. Um coworking é um espaço de trabalho compartilhado, no qual várias empresas e trabalhadores autônomos alugam espaços de trabalho, a fim de que se preocupem apenas com o trabalho.

Gerir a infraestrutura fica por conta da administração do coworking. Os funcionários têm um espaço de trabalho limpo, wi-fi, telefone, café (sempre importante!) e outras facilidades para que trabalhem com qualidade.

Além disso, outra vantagem é que você pode negociar o pagamento de acordo com o número de postos de trabalho que sua empresa necessita, assim você não se preocupa nem com expansão de estrutura física, nem com gastos desnecessários com espaços vazios.

Por fim, tenho uma dica que muitas empresas têm usado para a redução significativa dos custos de operação: trocar o armazenamento em data centers (sejam internos ou externos) por armazenamento em nuvem.

2. Reduza custos com telefone e internet

Telefone e internet são essenciais para que a maioria dos negócios opere, afinal, dependemos da comunicação interna e com stakeholders diariamente. Entretanto, ficar refém de planos com preços elevados é uma péssima ideia caso a empresa queira a redução de despesas.

Uma alternativa é realizar uma pesquisa interna na empresa para saber qual o volume de uso desses serviços e qual a qualidade de internet necessária para as atividades executadas. Com base nisso, você pode entender se a empresa tem contratado recursos além do que é utilizado. Essa já é uma primeira oportunidade.

Ademais, existem inúmeras empresas ofertando os mesmos serviços por preços diferentes. É interessante fazer uma pesquisa em todas elas e negociar valores (afinal, ninguém quer perder o cliente).

Talvez você tenha pensado que isso demanda muito tempo e pode não ser sua prioridade no momento, não é mesmo? Nesse caso, uma melhor alternativa é pesquisar empresas de consultoria em telecom. Elas atuam na redução de gastos para terceiros.

3. Reduza o volume de água e energia gastos

Contas de água e energia são inevitáveis e, geralmente, representam um percentual alto nas despesas administrativos da empresa. Além disso, sem modificações em estrutura ou processos, são de difícil controle.

Nos escritórios, mudanças simples podem resultar em redução no consumo de energia e água. Que tal trocar as lâmpadas por lâmpadas de LED? Talvez colocar sensores de movimento para que as lâmpadas fiquem acesas apenas quando existirem pessoas no ambiente?

Em relação à água, torneiras com temporizador podem ser instaladas nos banheiros. Descargas mais econômicas e com duas opções de descarga (mais ou menos água) também podem ser soluções eficazes.

4. Evite relatórios, contratos e outros documentos em papel

Você já reparou em pilhas de documentos espalhadas pelas mesas e armários do escritório? Se sim, saiba que sua empresa não é exceção!

Esse é um problema de custo, armazenamento de materiais físicos e sustentabilidade. Apesar disso, pode ser facilmente resolvido com a padronização de boas práticas.

Um responsável por processos ou até mesmo os gestores de cada área podem realizar uma análise dos relatórios que realmente são importantes para a gestão, ou seja, que embasam decisões. Os que não forem necessários, não precisam ser gerados (o que economiza tempo do funcionário, e tempo também é dinheiro).

Depois questione sobre a necessidade da impressão e armazenamento físico dos mesmos. Atualmente, os meios de comunicação digitais e armazenamento em nuvem são muito intuitivos e podem ser soluções alternativas à impressão de relatórios.

No caso de contratos, soluções para assinatura digital confiáveis e de baixo custo já estão disponíveis no mercado. Elas ajudam a reduzir gastos com papel e impressão, removem o risco que o armazenamento apenas físico traz e, no caso de contratos a serem assinados por clientes ou fornecedores em localidades diferentes, reduzem as despesas exorbitantes com o envio de correspondências.

Caso sua empresa precise garantir o sigilo de visitantes por meio de termos de confidencialidade, sugerimos utilizar a W3lcome, um sistema de controle de visitantes que permite a assinatura digital do termo na recepção da empresa.

5. Evite multas

Custos inesperados com multas podem desestabilizar o financeiro de uma empresa. Portanto, é importante estar sempre atento à legislação, que muda com frequência e pode trazer dores de cabeça para as empresas que não se adequam rapidamente.

Um exemplo de legislação que irá entrar em vigor em agosto de 2020 e tem feito as empresas reestruturarem diversos processos para a adequação é a Lei Geral de Proteção de Dados, também conhecida como LGPD. Caso sua empresa ainda não tenha se adequado a ela, recomendamos a leitura deste artigo do blog para te dar direcionamento:

LGPD: como implementar o compliance na sua empresa

6. Avalie a possibilidade de novos fornecedores

É possível que os fornecedores da sua empresa tenham sido escolhidos a algum tempo e nunca mais tenha sido realizada uma nova análise de custos pelo financeiro?

Se sim, o ideal é fazer uma listagem de fornecedores, sejam eles de matéria-prima, equipamentos, software ou serviços terceirizados, e começar a cotar valores com empresas que ofereçam as mesmas soluções ou soluções alternativas que atendam ao mesmo propósito.

Mas atenção, qualidade também é importante e algo a ser ponderado. Pesquise sobre a reputação dos fornecedores que desejar contratar.

7. Automatize

Você sabia que das cinco tarefas que trabalhadores disseram ser as mais chatas de realizar no trabalho, todas são passíveis de automação?

Trabalhos muito processuais e repetitivos costumam desmotivar funcionários, que poderiam fazer algo criativo e útil no tempo em que se dedicam a essas tarefas. Além disso, funções que se dedicam exclusivamente à realização de atividades repetitivas costumam ter remuneração baixa e, consequentemente, alta rotatividade.

Atualmente, existem diversos softwares para a automação de tarefas que podem te ajudar a economizar. Relatórios gerenciais já podem ser gerados com apenas um clique, sequências de e-mails personalizados podem ser programadas apenas uma vez para que trabalhem sozinhas pelo tempo que você desejar, a gestão de clientes ficou muito mais simples com os CRMs, entre diversos outros exemplos existentes.

No caso da W3lcome, sistema de controle de visitantes que mencionei no tópico 4, a automação ocorre na recepção. Alguns de nossos clientes não possuem mais recepcionistas e outros conseguiram reduzir a quantidade.

Com o software, o visitante faz um auto check in por meio de um tablet, colocando os dados pessoais necessários e selecionando o anfitrião que o convidou. O anfitrião é notificado automaticamente no meio de comunicação que pré configurar e pode até autorizar a entrada do visitante. Entregadores também podem usar o sistema para fotografar entregas e notificar o destinatário na empresa.

8. Troque horas extras por banco de horas

Sua empresa tem gasto muito com horas extras? Sabemos que elas são necessárias em períodos de pico de demanda, mas também sabemos que existem períodos de maior ociosidade.

Uma alternativa ao pagamento de horas extras é a utilização do banco de horas, que permite que colaboradores compensem as horas trabalhadas a mais com folgas quando precisar ou desejar.

Mas atenção, é importante estudar e estar de acordo com a legislação trabalhista. Consulte especialistas para garantir que as ações estão sendo implantadas da forma correta, sem margens para problemas posteriores.

9. Elimine descartáveis

Sua empresa ainda disponibiliza copos descartáveis para a equipe e clientes? Esse é o mais óbvio dos desperdícios com descartáveis e pode ser solucionado com um simples pedido para que os funcionários tragam copos e canecas não descartáveis de casa ou pode ser uma oportunidade para presentear a equipe com canecas ou copos da empresa.

Quanto aos clientes, podem ser utilizados não descartáveis cuja limpeza fica sob a responsabilidade de quem faz a gestão da copa/cozinha da empresa.

Além disso, é importante repensar formas de reduzir o consumo dos demais descartáveis utilizados na empresa. Com um pouco de criatividade e pesquisa no Google, tudo é possível!

Essa economia, além de ser financeira, mostra a preocupação da empresa com práticas de sustentabilidade ambiental.

10. Analise o regime de tributação da empresa

Que tal conferir se sua empresa optou pelo regime de tributação adequado? Ela pode estar pagando mais impostos do que deveria, comprometendo o financeiro todos os meses, sendo que podem haver melhores opções.

É interessante solicitar que seu contador ou uma consultoria especializada realize simulações para os regimes do simples nacional, lucro presumido e lucro real, a fim de conferir qual deles oferece menores custos para a empresa com tributação.

11. Valorize os funcionários

Não, esse não é mais um clichê sobre valorização dos funcionários. A gestão deve garantir um espaço de trabalho saudável tanto física quanto mentalmente é de suma importância para que a empresa não tenha altos índices de rotatividade.

Já parou para pensar no custo da rotatividade? Quanto custa a demissão de um funcionário que não está entregando resultados? Quanto custa o departamento de recrutamento de candidatos? Quanto custa o treinamento de um novo funcionário? Quanto tempo leva para que um novo funcionário compreenda os processos da empresa, suas responsabilidades e comece a performar bem?

Escute os funcionários e busque formas de aumentar a satisfação dos mesmos em relação à empresa e, principalmente, aos seus líderes diretos.

Por fim, a melhor dica para reduzir custos na empresa

Olha, deixei para o final a coisa mais importante que vai te ajudar a reduzir custos de forma efetiva na empresa. Mas por quê? Porque se você fechar essa página e sair lembrando pelo menos dela, eu vou saber que esse conteúdo não foi em vão!

Esse é um segredo que seu concorrente torce todos os dias para que você não descubra: iniciativa e acabativa. É… Oi?

É bem provável que diversos profissionais e empresas tenham as mesmas ideias todos os dias. O que difere os que saem na frente é a capacidade de executar!

E aí, qual vai ser sua primeira iniciativa?

Achou as dicas úteis? Que tal compartilhar com quem vai te ajudar a reduzir custos na empresa?