DIAGEO

"A W3lcome com certeza veio pra inovar a área de Facilities aqui na DIAGEO."
Hernani Rocha
Analista de Facilities

Local

São Paulo, Brasil

Visitas

800 por mês

Mercado

Fabricante de bebidas

Colaboradores

3000+

Features favoritas

Notificações de entregas, Etiquetas de Visitantes, Notificações para Anfitriões

Contexto

A DIAGEO é a maior fabricante de bebidas alcóolicas premium do mundo. Sua vasta gama de marcas inclui o whisky Johnnie Walker, as vodkas Smirnoff e Cîroc, a cachaça Ypióca a cerveja Guinness, com uma presença em mais de 180 países ao redor do globo.

Com tantas marcas e uma operação global, as instalações da DIAGEO certamente recebem muitas visitas diariamente, e seu escritório em São Paulo não é uma exceção.

Desafios

Os procedimentos para entrada de visitantes na DIAGEO geravam longas filas de espera para permitir a entrada na empresa.

“Antes a localização do anfitrião ocorria através do ramal e Skype, mas nem sempre funcionava, pois em ambos os casos, muitas vezes o funcionário não estava logado. Isso acabava gerando uma experiência ruim para o visitante que tinha que ficar esperando”, diz Hernani Rocha, um dos responsáveis por Facilities na DIAGEO.

 

Outro problema recorrente era a identificação entre funcionários e visitantes. Com tantas pessoas circulando pelas instalações, a empresa possuia crachás de identificação para os colaboradores, mas nem sempre eles eram usados.

Essa falta de identificação fazia com que houvesse muita confusão entre quem era funcionário e quem era visitante, que não eram identificados visualmente. Isso não apenas gerava uma falha na comunicação interna, como problemas em segurança.

 

 

Existiam também alguns contratempos com encomendas na DIAGEO. Com tantos funcionários, os pacotes e entregas acabavam ficando no locker da empresa por algum tempo antes que o responsável se desse conta que sua encomenda havia chegado.

 

Soluções

A DIAGEO tinha problemas em infraestrutura e segurança e precisava de uma solução que abrangesse todos esses pontos, proporcionando tanto um maior controle sobre as visitas e entregas como também maior segurança nas instalações, sem deixar de prezar por receber bem as pessoas.

Foi aí que a W3lcome entrou. Logo de início, automatizar o processo de check-in pelo iPad já diminuiu muito as filas de espera e gerou um impacto positivo nos visitantes. 

“Agora, o visitante mesmo faz o check-in através de um aplicativo instalado em um iPad que fica na recepção e o visitado é notificado por e-mail, SMS e WhatsApp imediatamente”, comenta Hernani. “O visitado recebe o nome do visitante, foto (desta forma ele sabe quem recepcionar) o dia e hora da chegada”.

Além disso, as etiquetas personalizadas fornecidas pela W3lcome ajudaram imensamente na identificação das pessoas na empresa. “Sabemos na DIAGEO quem é visitante e desta forma o nosso escritório fica mais seguro”, segundo Hernani.

A automação do processo de check-in possibilitou um melhor uso do tempo das recepcionistas, que conseguem trabalhar com tarefas mais estratégicas.

As funções de recebimento de pacotes da W3lcome também foram implementadas na DIAGEO. “Agora, o funcionário é notificado por meio de e-mail e WhatsApp para que possa retirar a encomenda diretamente na expedição”, explica Hernani.

 

 

Antes

  • Comunicação interna falha entre os colaboradores gerava longas filas de espera na recepção
  • Não conseguiam diferenciar visitantes e colaboradores no escritório
  • Gerenciamento da entrega de pacotes tomava muito tempo

Depois

  • Colaboradores sempre notificados na chegada de visitantes, acabando com as filas na recepção
  • Etiquetas viabilizam identificação de visitantes e maior segurança na empresa
  • Processo de entregas otimizado notifica os responsáveis rapidamente

Todas essas mudanças possibilitaram não apenas uma experiência muito mais positiva para os visitantes e colaboradores na DIAGEO, mas também um maior reconhecimento da área e do trabalho de Facilities.

“A W3lcome com certeza veio pra inovar a área de facilities aqui na Diageo”, aponta Hernani. “Ganhamos em eficiência e agilidade, além de trazer uma visibilidade positiva para a nossa área”.

 

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