Sistema de Controle de Visitantes: o que é e o que ele faz?

Confira neste post o que é um Sistema de Gerenciamento de Visitantes (SGV), também conhecido como Sistema de Controle de Visitantes, quais suas principais características e que tipo de soluções ele pode te oferecer.

Em algum momento, você já deve ter visitado algum condomínio empresarial para uma visita técnica, uma entrevista, uma reunião… E, antes de entrar, teve que fazer um registro na recepção. Certo?

Você provavelmente falou alguns dados como RG e CPF, depois tirou uma foto pela webcam da recepção. Depois disso, a recepcionista disse que você precisava esperar pelo seu anfitrião para subir (isso se ela informasse que você chegou).

Não foi uma experiência muito positiva, não é mesmo?

Um dos processos que tendem a ser mais desatualizados, burocráticos e desorganizados em condomínios empresariais são os processos de registro de cada pessoa que chega na recepção.

Além de gerar um trabalho extremamente manual e tedioso para as recepcionistas, esse tipo de experiência é extremamente frustrante para os visitantes. Afinal, ninguém gosta de esperar em uma fila ou sala de espera.

É nesse contexto que surgiu a necessidade do Sistema de Controle de Visitantes.

O que um Sistema de Controle de Visitantes faz?

Um Sistema de Controle de Visitantes é um tipo de solução que integra e automatiza todo o processo da chegada de um visitante em uma empresa por um software.

Algumas funções chave desse tipo de sistema incluem o check in por autoatendimento, coleta de dados, assinatura de documentos, notificações de chegada para anfitriões, impressão de etiquetas e autorização de acesso pelos anfitriões.

Processo de check-in

O check-in em um Software de Gerenciamento de Visitantes ocorre por autoatendimento. Ou seja, o próprio visitante preenche seus dados e informações, de acordo com o que a empresa precisa.

Esse autoatendimento é realizado por um software em iPad que fica na recepção, na portaria ou na entrada. O visitante então preenche suas informações no iPad, de acordo com as informações que a empresa precisa. A interface com o visitante deve ser simples e intuitiva.

O software também pode tirar uma foto do seu visitante ao final do formulário, diretamente pela câmera do iPad.

Além disso, o visitante pode informar quem é a pessoa que ele veio visitar no condomínio empresarial, que já é notificada automaticamente quando a pessoa termina de preencher seu registro.

Coleta de dados

Para muitas empresas, é essencial a coleta de dados de visitantes, por questões de segurança e conformidade com órgãos e leis como a LGPD.

Um Software de Controle de Visitantes faz com que a gestão desses dados seja muito mais fácil. Quando um visitante faz seu check-in, seus dados de cadastro ficam salvos na nuvem.

É possível conferir informações como: horários de chegada de visitantes; qual colaborador foi visitado; qual foi o intuito de cada visita e muito mais, sem esforço para encontrar essas informações.

Essas plataformas garantem que a gestão dos dados esteja de acordo com a LGPD, para que você não precise se preocupar com a compliance.

Assinatura de documentos

Uma funcionalidade essencial para um Software de Gerenciamento de Visitantes é a assinatura de documentos digitais.

Muitas empresas possuem NDAs (non-disclosure agreements), documentos que garantem a confidencialidade de alguns dados e informações que visitantes podem ter contato durante a visita.

A assinatura desses documentos pode ser automatizada como parte do processo do check-in. Isso facilita tanto o registro para o visitante, como também o controle desses documentos, que são automaticamente arquivados na nuvem.

Notificações de chegada para anfitriões

Uma das funcionalidades mais importantes de um SGV são as notificações para anfitriões.

É muito comum que alguns colaboradores não fiquem sabendo o exato momento da chegada de pessoas que iriam visitá-los. Isso pode gerar confusão em empresas muito grandes e deixar os visitantes perdidos pela entrada sem saber onde ir.

Um SGV notifica o anfitrião no exato momento de chegada de um visitante, informando seu nome, horário de chegada e uma foto do mesmo para que o anfitrião saiba quem encontrar na portaria ou sala de espera.

Essas notificações são realizadas por ferramentas de comunicação muito usadas no dia a dia, como WhatsApp, Slack, aplicativos da própria fornecedora do software, entre outras.

Impressão de etiquetas

Outra funcionalidade importante de alguns SGVs é a possibilidade de impressão de etiquetas para visitantes.

SGVs podem sincronizar o seu painel de controle com impressoras, para que após o registro no iPad uma etiqueta com os dados do visitantes seja impressa automaticamente.

Em empresas com muitos colaboradores, é comum que exista dúvida entre quem é funcionário e quem é visitante. As etiquetas para visitantes acabam com essa dúvida e fazem com que os visitantes não se sintam perdidos.

Quais são as soluções que um Sistema de Gerenciamento de Visitantes proporciona?

Falamos um pouco sobre as principais funcionalidades que um SGV possui. Mas quais problemas ele resolve e que soluções ele proporciona?

Controle de dados de visitantes

Um SGV possibilita que uma empresa ou condomínio empresarial tenha total controle sobre a gestão de dados dos seus visitantes.

O SGV, além de ser um aplicativo para iPad, também é um dashboard online onde se pode ter acesso a todos os dados coletados dos visitantes em tempo real, tanto dados fornecidos por meio do iPad quanto horários de entrada e saída.

Esses dashboards contém análises precisas e visuais do fluxo de visitantes em determinado período, sendo possível saber quem recebe mais visitas e os horários de pico na empresa.

Além disso, todo o controle e acesso aos dados dos visitantes estão de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e outras normas, para que as empresas não tenham que se preocupar com isso.

Se houver necessidade de ter controle sobre dados dos seus visitantes, um SGV torna-se algo essencial para sua gestão.

Maior eficiência no check-in

Um dos maiores benefícios desse tipo de software é a otimização de processos na portaria e, com isso, uma maior eficiência.

O tempo gasto com os processos de registro na recepção é reduzido drasticamente, integrando e automatizando todas as etapas e oferecendo uma experiência mais positiva na recepção.

Isso possibilita que recepcionistas deixem de gastar seu tempo com tarefas simples e banais e foquem em outras atividades.

Melhor experiência para os visitantes

Como já comentamos, ninguém gosta de ter que esperar na portaria de um condomínio empresarial ou pegar longas filas para um cadastro. E uma primeira impressão negativa é difícil de ser quebrada.

Um SGV possibilita uma experiência marcante e positiva logo na entrada da empresa, substituindo a parte tediosa do processo com papéis e documentos por um autoatendimento por iPad.

Isso traz uma imagem mais inovadora para a empresa, automatizando um processo tradicional por meio de tecnologia simples e intuitiva.

Aumento de segurança

Toda empresa deve se preocupar com a segurança interna, ainda mais se recebem pessoas externas com frequência.

Um Sistema de Gerenciamento de Visitantes possibilita que todos os dados relevantes sobre todas as visitas sejam armazenados com segurança e fácil acesso, com gestão online em tempo real.

Além disso, funcionalidades como autorizações de anfitriões fazem com que apenas pessoas autorizadas possam entrar no condomínio empresarial, gerando muito mais controle no acesso e segurança.

Todas essas funcionalidades aumentam imensamente a segurança no escritório e garantem o controle sobre todas as ações de terceiros.

Para quem esse sistema é útil?

Um SGV é essencial para empresas que possuem a necessidade do controle de seus visitantes e para quem deseja passar uma imagem de profissionalismo desde a entrada.

Caso essa dor exista, esse sistema se torna um ganho enorme em eficiência, segurança, redução de custos e é um grande aliado de profissionais responsáveis por infraestrutura e ambiente de trabalho, como gerentes de Facilities.

Empresas que não possuem a necessidade desse tipo de controle podem desfrutar de alguns pontos positivos, como uma imagem mais inovadora para a empresa, entretanto podem não aproveitar ao máximo todas as soluções que esse tipo de software oferece.

Caso sua empresa ou condomínio empresarial possua essa necessidade, talvez seja o momento de procurar uma solução como essa.

MAS… Como sabemos tanto sobre Sistemas de Gerenciamento de Visitantes? Bom, é que nós somos um!

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