Software de Controle de Visitantes
Thomas Mendes

Thomas Mendes

Analista de Marketing

Neste artigo, vamos te mostrar 7 dos principais motivos e para você implementar um software de controle de visitantes na sua empresa e os benefícios que ele pode trazer!

Um Software de Controle de Visitantes, ou Sistema de Gerenciamento de Visitantes, é uma solução que pode trazer muitos benefícios para a recepção de uma empresa.

Se você está em dúvida se esse tipo de sistema faz sentido para a sua empresa, confira alguns dos principais motivos do porquê implementar um software de controle de visitantes.

1. Ele fornece uma melhor experiência na recepção

A primeira impressão é a que fica — e é difícil eliminar uma impressão negativa na cabeça das pessoas.

Um grande problema em muitas recepções são filas muito grandes, que logo de cara já geram uma experiência bem chata para todos os visitantes.

Além disso, um processo de check-in envolve tarefas tediosas por parte do visitante como assinatura de documentos, fornecimentos de informações e tirar, algo que não é divertido para ninguém e acaba gerando as tão odiadas filas.

Com um Software de Controle de Visitantes, todo o processo de check-in é automatizado por um autoatendimento via iPad, fornecendo uma experiência mais positiva para o visitante e sendo muito mais rápido do que um check-in tradicional, também contribuindo para o fim das longas filas na recepção.

2. Traz uma cara inovadora para a empresa

As pessoas estão tão acostumadas a ter uma experiência chata em recepções, que já esperam algo tedioso logo de cara.

Por isso, ao realizarem um check-in com um Software de Controle de Visitantes, já se impressionam logo de cara com a experiência — algo que se reflete pelo restante de sua visita na empresa.

A empresa passa a ser vista com outra cara, uma cara de uma empresa mais inovadora e que está por dentro de novas tecnologias, algo que é ótimo para o branding da sua empresa e como ela é reconhecida localmente.

3. Garante o compliance com a LGPD

Uma lei que já não é novidade para a maior parte das pessoas, a LGPD vai exigir que todas as empresas tenham uma gestão e tratamento totalmente seguro com os dados que coletam de terceiros.

Um dos maiores benefícios que um Sistema de Gerenciamento de Visitantes pode oferecer é garantir o compliance da empresa com a gestão de dados de visitantes.

A LGPD tem diversas exigências no tratamento e gestão de dados pessoais e sensíveis, como a garantia de consentimento pelos titulares, além de algumas recomendações como a anonimização de dados.

Todas essas exigências da lei no que diz respeito a visitantes são cobertas com a implementação do software, facilitando imensamente na garantia do compliance total da gestão da sua empresa.

4. Aumenta a segurança de dados na empresa

Uma empresa não deve se preocupar apenas com a segurança dos dados de terceiros, mas também com a segurança de seus próprios dados e informações.

Um Software de Controle de Visitantes pode aumentar muito a segurança da sua empresa, garantindo que quem entra na empresa está ciente das regras e exigências que a empresa tem.

Ele integra formulários e documentos de segurança como Termos de Confidencialidade ao processo de check-in, garantindo que seus dados estão seguros legalmente logo na entrada.

5. Otimiza e integra processos na recepção

É normal que processos de check-in normais sejam realizados com uma mistura de ferramentas manuais a algumas planilhas para controle.

Isso não apenas gera muito retrabalho na gestão, como provavelmente não estaria em conformidade com as exigências da LGPD.

Um Software de Controle de Visitantes integra mais do que só o processo de check-in: todos os dados coletados são visíveis no painel de controle do software imediatamente após cada cadastro.

É possível um controle em tempo real dos visitantes da empresa, sendo visível a hora de entrada, motivo da visita e o responsável por cada pessoa com facilidade, além de qualquer outra informação que sua empresa coleta dos seus visitantes.

Isso possibilita que as recepcionistas sejam muito mais eficientes e possam gastar seu tempo com tarefas mais estratégicas do que as tarefas manuais do check-in.

6. Melhora a comunicação interna

É bem comum que após a chegada de um visitante ou de um pacote, ele tenha que aguardar a recepcionista notificar o anfitrião sobre a sua chegada.

Isso pode levar um tempo e pode fazer com que tanto o visitante quanto o anfitrião se sintam perdidos e demorem a se encontrar, ou que um pacote fique parado na recepção até que seu dono descubra que ele já chegou.

Com um Sistema de Gerenciamento de Visitantes, os anfitriões são automaticamente notificados na chegada de visitantes ou pacotes. Essas notificações chegam por meio de ferramentas que já está acostumado a usar, como e-mail, Slack e até WhatsApp.

Isso faz com que a comunicação interna seja facilitada e não exista mais confusão na chegada de um visitante.

7. Diminui custos na recepção

Através do uso de um Software de Controle de Visitantes, os processos de check-in em uma recepção são otimizados e integrados, gerando uma eficiência muito maior na área.

Com isso, é possível diminuir custos na recepção, cortando outros softwares e soluções e realocando recepcionistas para outras posições que podem necessitar de mais pessoas.

Um Sistema de Gerenciamento de Visitantes não necessariamente substitui a necessidade de uma recepcionista em alguns casos, mas sempre contribui para que a gestão da área seja a mais enxuta possível.

Ainda em dúvida se deve implementar um Sistema de Gerenciamento de Visitantes? Agende uma demonstração com um de nossos especialistas e entenda se a solução é para você.

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